Unser Hinweisgebersystem

Um es potenziell Betroffenen so leicht wie möglich zu machen, bieten wir folgende Meldewege und Kanäle an:

• Ein externes, von einem unabhängigen Anbieter betriebenes Hinweisgebersystem: https://www.bkms-system.net/fse-compliance 
  
  Das Meldesystem von BKMS® ist eine webbasierte Anwendung. Sie bietet allen Menschen die Möglichkeit, ihren Hinweis ohne örtliche oder zeitliche Einschränkung barrierefrei abzugeben. Das System steht aktuell auf Deutsch, Englisch und Spanisch zur Verfügung. Das Meldesystem ist nach europäischem Datenschutzrecht zertifiziert und erfüllt höchste Datensicherheits-Standards. Weder der Betreiber noch Dritte können auf die Hinweise zugreifen. Dies können nur die Verantwortlichen des Business-Integrity-Teams von Fresenius, die Ihre Hinweise selbstverständlich vertraulich behandeln und gewissenhaft bearbeiten. 
  
  Hinweise können auch anonym abgeben werden. Dabei können keine Rückschlüsse auf Ihre Identität gezogen werden. Ein geschützter und nur für Sie zugänglicher Postkasten innerhalb des Meldesystems ermöglicht – wenn gewünscht – eine anonyme Kommunikation mit den verantwortlichen Mitarbeitenden des Business-Integrity-Teams.
  
  Hinweise können auch über unsere beiden eigens hierfür eingerichteten Mailadressen adressiert werden: 
  
  Hinweise zum Thema Menschenrechte an: humanrights@fresenius.com   
  Alle weiteren Hinweise an: corporate-compliance@fresenius.com
   
• Hinweise per Brief richten Sie bitte per Postversand an:
  
  Fresenius SE & Co. KGaA
  Business Integrity
  Else-Kröner-Str. 1
  61352 Bad Homburg v.d.H.
  Deutschland
   
• Mitarbeitende von Fresenius und deren Dienstleister können sich ebenfalls per E-Mail, telefonisch oder persönlich an das Business-Integrity-Team von Fresenius wenden. Sie finden die jeweils zuständigen Ansprechpersonen über das Fresenius-Intranet.

Über die oben genannten Meldekanäle können Sie jegliche Verstöße gegen geltende Gesetze und Fresenius-interne Regelungen („Compliance-Vorfälle“) melden. Dazu zählen beispielsweise Korruption, Wettbewerbs- und Kartellverstöße, Datenschutzverstöße, Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte sowie Verstöße in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen und Steuern. Darüber hinaus können Sie tatsächliche oder mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten melden, die im Zusammenhang zu unserer wirtschaftlichen Tätigkeit und unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten stehen („menschenrechtliche Verstöße“). 

Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt möglichst klar und detailliert. Sie können sich dabei an diesen Fragen orientieren: 
Was?        Wer?         Wann?            Wie?              Wo? 

Wenn Sie diese Fragen berücksichtigen; können wir Ihre Hinweise leichter bearbeiten. Falls Sie unser webbasiertes Meldesystem nutzen, werden Sie nach einer kurzen Information und einer Sicherheitsabfrage aufgefordert, den Schwerpunkt Ihres Hinweises anzugeben und Angaben zu Beteiligten und Zeitraum des Verstoßes zu machen.

Für die weitere Aufklärung ist es außerdem hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. Wenn Sie dazu bereit sind, aber dennoch anonym bleiben wollen, nutzen Sie bitte die Möglichkeit des geschützten Postkastens, der Ihnen in unserem webbasierten Meldesystem zur Verfügung steht.

Alle Hinweise werden von speziell geschulten Mitarbeitenden unseres Business-Integrity-Teams bearbeitet. Je nach Sachverhalt kann es notwendig sein, dass wir zur Klärung eines Vorfalls weitere Fachbereiche hinzuziehen. 

Zum Zwecke der transparenten Kommunikation gegenüber Hinweisgebenden finden Sie nachfolgend eine Schilderung des typischen Ablaufs eines Beschwerdeverfahrens:

• Meldung erhalten
  Sobald Ihr Hinweis in einem der oben beschriebenen Kanäle eingegangen ist, spätestens aber nach 7 Tagen, erhalten Sie eine Bestätigung des Eingangs Ihres Hinweises. Es kann hilfreich sein, den Sachverhalt mit Ihnen gemeinsam weiter zu bearbeiten. Bei menschenrechtlichen Verstößen können sich beispielsweise – je nach Schwere und Thema – einvernehmlich erarbeitete Lösungen anbieten.
• Plausibilisierung und Kategorisierung der Meldung
  Sobald feststeht, dass der eingegangene Hinweis in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt, wird der Hinweis sorgfältig auf Plausibilität geprüft und kategorisiert, um ihn gegebenenfalls an den zuständigen Fachbereich weiterzuleiten. Sollte eine Prüfung mangels ausreichender Angaben nicht möglich sein, werden wir versuchen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen – sofern Sie Ihren Hinweis nicht anonym und ohne Eröffnung eines geschützten Kommunikationskanals abgegeben haben – um weitere Informationen zu erfragen. 
• Ermittlung und Aufarbeitung des Sachverhalts
  Die zuständigen Mitarbeitenden prüfen den Sachverhalt umfassend und gewissenhaft. Alle Hinweise werden angemessen untersucht. Im Rahmen der Aufklärung holen wir – so weit möglich – weitere Hintergrundinformationen ein, prüfen Dokumente, analysieren Daten und führen Interviews. Zusätzlich kann es sich anbieten, den Sachverhalt gemeinsam mit Ihnen zu erörtern und gegebenenfalls eine einvernehmliche Streitbeilegung herbeizuführen.
• Erarbeitung und Umsetzung von Abhilfemaßnahmen 
  Haben unsere zuständigen Mitarbeitenden einen Verstoß festgestellt, hat es für uns oberste Priorität, den Verstoß abzustellen. Dabei können Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, um individuelles Fehlverhalten zu sanktionieren, sowie weitere Kontroll- bzw. Prozessverbesserungen implementiert werden, um eine Wiederholung des Verstoßes in der Zukunft zu vermeiden. 
• Überprüfung der Maßnahmen und des Ergebnisses
  Bei menschenrechtlichen Verstößen bieten wir an, die erzielten Ergebnisse gemeinsam mit Ihnen zu evaluieren, um zu erfahren, ob die Maßnahmen wirksam waren bzw. sind oder ob nachgebessert werden muss.

Fresenius verpflichtet sich und alle in den Prozess eingebundenen Mitarbeitenden sämtliche Hinweise professionell, unabhängig und unparteilich, sorgfältig und vertraulich zu bearbeiten. 

Nach den Grundsätzen eines fairen Verfahrens sind alle relevanten Umstände des Sachverhalts einzubeziehen. Außerdem ist stets das Verhältnismäßigkeits-Prinzip zu wahren. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, solange nicht das Gegenteil bewiesen ist.

Unsere in den Prozess eingebundenen Mitarbeitenden sind erfahren im professionellen Umgang mit Hinweisen auf Fehlverhalten und den zugrundeliegenden Sachverhalten. Sie werden laufend auf unsere Prozesse und die jeweils relevanten Themen geschult. Außerdem arbeiten sie weisungsunabhängig an eingehenden Hinweisen. 

Hinweise auf Fehlverhalten – und die daraus entstehenden Sachverhalte – können in ihrem Umfang und ihrer Komplexität sehr variieren. Daher ist es schwierig, einen allgemein gültigen Zeitplan für Untersuchungen festzulegen. Fresenius verpflichtet sich jedoch, interne Ermittlungen zügig und so effizient wie möglich zu führen und abzuschließen.

Nach Abschluss des Verfahrens – spätestens nach Ablauf von drei Monaten nach Eingang des Hinweises – erhalten Sie unter Berücksichtigung der anzuwendenden datenschutzrechtlichen Vorgaben und sonstiger Vertraulichkeitsgebote sowie unter Wahrung übergeordneter Unternehmensinteressen eine abschließende, überblicksartige Rückmeldung zu ihrem Hinweis sowie zu den getroffenen Maßnahmen, soweit hierdurch die Untersuchung nicht gefährdet wird. 

In unserem Fresenius-Verhaltenskodex sowie in unserer konzernweit gültigen Verfahrensanweisung haben wir fest verankert, dass wir keine Benachteiligungen von Mitarbeitenden tolerieren, die in gutem Glauben mögliche oder tatsächliche Verstöße melden oder Ermittlungen in diesem Zusammenhang unterstützen. Diesem Schutz dienen auch unsere Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit ('need-to-know'-Prinzip) und strenge Regeln zum Umgang mit Interessenskonflikten. Bei externen Hinweisgebenden bemühen wir uns darum, einen vergleichbaren Schutz zu erwirken. Hierzu hat Fresenius zum Beispiel in seinem Verhaltenskodex für Geschäftspartner entsprechende Erwartungshaltungen formuliert.

Ein Verstoß gegen dieses ausdrückliche Benachteiligungsverbot kann nach den gleichen, hier beschriebenen Regeln gemeldet werden.

Die Ergebnisse aus unseren Risikoanalysen und die Erkenntnisse zu den potenziellen Zielgruppen fließen in die Weiterentwicklung unseres Hinweisverfahrens sowie bei der Bearbeitung von Hinweisen ein. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden wir die Wirksamkeit des oben dargestellten Verfahrens jährlich und anlassbezogen überprüfen. Falls nötig nehmen wir entsprechende Anpassungen und Änderungen bezüglich der Zugänglichkeit und des Ablaufs des Verfahrens vor. Um uns kontinuierlich zu verbessern, freuen wir uns auch über Anregungen und Feedback von Hinweisgebenden. 

Da wir um größtmögliche Transparenz bemüht sind, veröffentlichen wir regelmäßig Informationen zur Anzahl der eingegangenen Hinweise, zu den Themen sowie zu den aus den Hinweisen gezogenen Schlussfolgerungen und den ergriffenen Maßnahmen. Die Veröffentlichung erfolgt dabei stets anonymisiert.